Merparten av alla uppdrag polisförhandlare kallas till är vardagssituationer som av någon anledning har utvecklats på så sätt att någon är i stånd att ta sitt eget eller annans liv alt skada sig själv, annan eller egendom. Men självklart förekommer andra mer komplexa situationer som tex. ett gisslandrama på en bank och liknande.
Polisförhandling är ett lagarbete och polisförhandlare är tränade att arbeta i par där var och en har specifika arbetsuppgifter. Vid större och mer komplexa händelser arbetar 4-5 polisförhandlare tillsammans i en så kallad förhandlarcell där var och en även här har specifika arbetsuppgifter.
Polisförhandlare kan användas i många olika typer av situationer. Några av de vanligaste situationerna är hot om självmord, när någon barrikaderat sig och vägrar komma ut och gisslansituationer.